Proceso detallado sobre la exportación en Gres Caribe S.A
Proceso
para realizar una exportación, documentos y empresas que participan:
Se
recibe solicitud del cliente o del vendedor en este caso Alvarado Ortiz Y Cia.
Físicamente o por via WEB, se le informa a las personas que participan en el
proceso de verificación y estudio para aprobar la solicitud; realizado este
proceso se procede a lo siguiente:
Se
le envía al cliente el pedido o Factura Proforma con las cantidades y valores, aceptado esto por el
cliente se procede a:
·
El
cliente deberá dar un anticipo del 50% sobre el valor total de la mercancía,
así:
- El cliente
consignara en el banco donde la compañía indique este valor, en este caso Banco de Bogotá; el banco
notificara a la compañía que documentos necesitamos para hacer efectivo el giro
y nosotros procederemos a suministrar los siguientes documentos: Formulario
Compra de Divisas IN-231-1, Declaración de Cambio por Exportaciones de Bienes
Formulario No. 2. Adjuntamos copia.
Verificada
la transacción se realizara lo siguiente:
·
Se
envía al departamento de producción la orden para que elabore la lista de
empaque, se elaboraran cuatro listas firmadas por el ingeniero de la planta y
el jefe de despacho, serán pasadas al
departamento de facturación con copia de la proforma y así se elabora la
factura, realizada la factura se le adjuntaran dos copias de las listas de
empaque una quedara adjunta a la copia de la factura y otra se devolverá a
despacho con el numero de factura para verificar la mercancía. adicional se
elabora un poder en el cual facultamos a la agencia de aduanas realizar ante
las autoridades competentes como son la DIAN, el Ministerio de Comercio
Exterior y demás autoridades, una carta de responsabilidad firmada por el
representante legal donde la compañía certifica la exportación ante las
autoridades, estas cartas deben llevar el numero de factura de venta.
·
Listos
estos documentos se envían a la Agencia de Aduanas en este caso Agencia de
Aduanas Hubemar, que se encargara de realizar la documentación ante la DIAN
como lo es la Declaración de Exportación (DEX), la Naviera empresa encargada de
suministrar el barco y contenedor para el transporte de mercancía hacia el país
importador.
·
Realizado
este proceso y autorizado se procede a fabricar el producto pedido por el
cliente
Cuando
el producto ha pasado el control de calidad y está en perfecto estado para su
despacho se escoge el producto dependiendo el color que desea el cliente y un
personal especializado se encarga de, el proceso de estibarlo:
·
Se
coloca una estiba base, a la cual se le coloca encima una lámina de icopor o
dos dependiendo del grosor de estas, encima se le coloca una lamina de cartón
esto con el fin de que el producto no se mueva y se corra el riesgo de que se
partan se procede a colocar el producto. Realizado esto, se debe tomar foto de
la mercancía lista para cargar
·
Cada
estiba debe llevar un peso aproximado de 1,8 TON, incluido el peso de estibas,
icopor, cartón, rollo enzuncho, producto y rollo Strech; cada contenedor
llevara máximo 12 estibas para un peso total de 22,5 TON por contenedor; esto
para exportaciones hechas a los Estado Unidos.
·
Realizado
el proceso de empaque se procede a cargar la mercancía en la Mula de la empresa
que hará el transporte de la planta hacia el puerto en este caso Mercocargo
S.A., durante este proceso se tomaran fotos de la Mula, la placa y del proceso
de cargue, además una foto del conductor desprevenido, en este viaje un
empleado de la compañía deberá acompañar la mercancía hasta su embarque y
cierre del contenedor.
·
Llegada
la mercancía al puerto, la Sociedad Portuaria por medio de la firma
Gran-puerto, descargara la mula y procederá a destapar las estibas que indique
la policía antinarcóticos para verificación de que no haya drogas u otro
contenido diferente al notificado en las listas de empaque, a todo este
procedimiento también se le tomaran fotos
·
Revisada
la mercancía se procederá a envolver en rollo Strech y será embarcada en el
contenedor este proceso también lo hará la Sociedad Portuaria, cerrado el
contenedor se le colocara un sello y quedara listo para el viaje hacia su
destino final, cabe resaltar que a este proceso también se le debe tomar
foto, al contenedor mientras se llena,
el numero del contenedor, y el sello que se coloca al cierre.
·
Recibida
la mercancía, el cliente cancelara el 50% restante, se realizara el mismo
proceso con el anticipo, pero como ya se realizo la operación de exportación se
deberá incluir en los documentos para la legalización del giro la Declaración
de Exportación (DEX), para lo cual adjuntamos copia.
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